Objeto
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario del sector 1074 de 2015, y en el cual se describen los mecanismos por los cuales SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S.garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos y/o archivos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data
Por lo anterior, le informamos que los datos personales por usted suministrados a SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. directa o indirectamente, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento.
Ámbito de Aplicación
Los procedimientos establecidos en esta política se aplicarán al tratamiento de cualquier base de datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. ya sea como responsable o encargado del tratamiento.
Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cuál se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se presente dar a los datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
- Bases de datos automatizadas: Aquellas que se almacenas y administran con la ayuda de herramientas informática y/o tecnologías.
- Cliente: Toda persona para quien SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
- Datos sensibles: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S., de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia
- Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
- Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Identificación del responsable del tratamiento de la Información
SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. es una persona jurídica, domiciliada en Bogotá, con NIT 805.009.280-7, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política. Los datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Carrera 71B No. 116ª – 12, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: (031) 6134609
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Principio aplicables al tratamiento de datos personales
Para el Tratamiento de los Datos Personales, SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
Derechos del Titular de Datos Personales
Los titulares de los datos personales tratados por SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S., podrá ejercer los siguientes derechos:
A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
C) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1258 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Procedimiento para ejercer los derechos
Si tiene preguntas acerca de esta política, o cualquier inquietud, reclamo en relación con el manejo que se le dé a sus datos personales por parte de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S., comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:
1. Realizar la consulta por escrito radicada en las oficinas de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. ubicadas en la Carrera 71B # 116 A 12 de la Ciudad de Bogotá D.C. La consulta debe realizarse por escrito dirigido a nombre de la compañía, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular, correo electrónico y el teléfono de contacto.
2. Realizar la consulta a través de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., e indicar en la referencia del asunto “Consulta de habeas Data”, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular, correo electronico y el teléfono de contacto.
3. Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de titular de la información, causahabiente del titular, representante y/o apoderado del titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos:
Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad.
Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad del titular, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del causahabiente.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia del documento de identidad del titular, copia del documento de identidad del representante o apoderado y documento que acredite la calidad de representante legal o de apoderado.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.
Datos de menores de edad
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, previo el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a contratistas, afiliados, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
Finalidad
La información recolectada por SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas, contratos o convenios necesarios.
En este sentido, SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, trabajadores, proveedores, contratistas incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral y/o contractual; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S.; i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías o SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
Área responsable de la atención de peticiones, quejas, consultas y reclamos
Para realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización, cualquier titular de la Información puede presentar sus consultas o solicitudes escribiendo al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., o llamando al PBX en Bogotá 57-1 6134609.
Vigencia de la base de datos
Las bases de datos administradas por SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. o una obligación contenida en un contrato entre SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. y Titular.
Solicitud de supresión de la información de nuestras bases de datos o revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales
Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá:
Realizar la solicitud por escrito radicada en las oficinas de SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. ubicadas en la Carrera 71B # 116 A 12 de la Ciudad de Bogotá D.C. La consulta debe realizarse por escrito, dirigida a nombre de la compañía, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular y el teléfono de contacto.
Realizar la solicitud por correo electrónico a la dirección de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. e indicar en la referencia del asunto “Solicitud de habeas Data” con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular, correo electronico y el teléfono de contacto.
Para la correcta y completa consideración de su solicitud o reclamo, le solicitamos allegar copia del documento de identidad del solicitante, una dirección para notificaciones y envío de respuestas y los documentos que sustenten la solicitud o reclamo.
Al realizar su solicitud o reclamo usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda.
Si la solicitud o reclamo no tiene los datos y hechos suficientes que le permitan a SYNERGIA CONSULTORIA Y GESTIÓN S.A.S. atenderla y responderla de manera correcta y completa, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.